VÉRIFICATION

Il y a deux catégories de vérifications : financières et autres.

Vérifications financières

L’auteur d’une demande doit conserver pendant un minimum de trois (3) ans après la fin de l’Entente du FIMRCA les dossiers et les comptes exacts et pertinents, y compris les factures, les relevés, les reçus et les pièces justificatives, et les soumettre moyennant un préavis raisonnable aux gouvernements de l’Alberta ou du Canada aux fins d’examen ou de vérification.

La vérification vise à donner une assurance raisonnable que les fonds ont été dépensés conformément à l’Entente du FIMRCA. Elle comprend l’examen de la nature et de l’étendue des pièces justificatives, l’évaluation de l’exactitude de l’information présentée dans la demande, le contrôle des autorisations et d’autres examens de la diligence raisonnable, s’il y a lieu.

L’information suivante est requise au moment de la visite :

• les factures ou les contrats originaux appuyant les demandes;
• les rapports d’étape et autres rapports sur l’état des travaux relatifs aux demandes;
• les relevés bancaires et le grand livre détaillé portant sur la période pendant laquelle les fonds ont été dépensés;
• une preuve de la signature d’un représentant municipal autorisé et de l’ingénieur ou du gestionnaire de projet. Cette preuve peut être une autorisation signée pour la municipalité, un contrat ou une autre entente signée par l’ingénieur ou le gestionnaire de projet, l’authentification écrite de la demande par l’ingénieur ou le gestionnaire de projet sur papier à en-tête officielle.

Autres vérifications

Visites du lieu du projet

Les agents de projet effectueront des visites pour examiner la construction, s’assurer que l’orientation des travaux correspond bien au projet approuvé et que les retombées anticipées sont réalistes.

Visites environnementales du lieu du projet

L’agent de l’environnement visitera les projets où des mesures d’atténuation sont requises, afin de s’assurer que les travaux s’y conforment. Pour obtenir plus d’information sur les exigences environnementales, veuillez consulter la section Évaluation environnementale de ce site.

Obtention de projets

Tous les contrats pour la mise en œuvre des projets seront octroyés de façon transparente, concurrentielle et cohérente avec le principe d’optimisation des ressources, à la suite d’un appel de propositions.

S’il n’est pas possible de procéder par appel de propositions, il faut obtenir du directeur du Secrétariat du FIMRCA la permission de solliciter des soumissions, et au moins trois soumissions doivent être sollicitées. 

Il peut arriver qu’on vous demande de prouver que le processus d’appel de propositions pour les travaux de construction de votre projet a été équitable et concurrentiel. L’information à conserver dans vos dossiers à cette fin doit comprendre, entre autres,  

• une copie de l’annonce d’appel de propositions;
• une copie du compte-rendu des soumissions et de l’octroi du contrat; 
• une autre preuve à votre disposition.